Ich hatte jahrelang Google Alerts im Einsatz. Für WordPress, für WooCommerce, für ChatGPT, Gemini, Claude und was sonst noch so im KI-Bereich passiert. Das waren manchmal bis zu acht einzelne E-Mails pro Tag, die in meinem Posteingang gelandet sind. Klingt zunächst nach einem guten System. Ist es aber auf Dauer nicht.
Das Problem mit Google Alerts
Google Alerts macht genau das, was man von dem Dienst erwarten kann: Es schickt dir alles, was es findet. Ungefiltert, unsortiert und häufig auch doppelt. Die gleiche Meldung über zwei bis drei verschiedene Alerts – zum Beispiel beim Thema WordPress und WooCommerce – war keine Seltenheit.
Dann mal eine News-Meldung, mal eine Anleitung, mal ein Forenbeitrag aus der grauen Vorzeit, der aus unerfindlichen Gründen wieder aufgetaucht ist. Das war weder effizient noch zufriedenstellend. Ich habe mehr Zeit damit verbracht, irrelevante Treffer zu überfliegen und Dopplungen zu ignorieren, als tatsächlich etwas Nützliches daraus mitzunehmen. Irgendwann war klar: Das muss besser gehen.
Workspace Studio von Google: Flows statt Alerts
Seit einiger Zeit bietet Google mit Workspace Studio ein Tool an, mit dem du automatisierte Abläufe, sogenannte Flows, erstellen kannst. Verbinden kannst du eine Reihe an Google-Diensten: Gemini, Gmail, Docs, Sheets, NotebookLM, Chat, Meet, Kalender und Tasks.
Das Prinzip ist simpel und dadurch sympathisch: Du definierst einen Auslöser, verknüpfst das mit einer Aktion und am Ende kommt ein Ergebnis heraus. In meinem Fall ein Zeittrigger, der morgens den Flow auslöst. Dieser beauftragt Gemini, nach aktuellen Meldungen zu suchen, sie zu bewerten und zu sortieren. Im letzten Schritt übergibt Gemini den Text an Gmail und ich bekomme vor der Arbeit eine E-Mail mit allen relevanten Meldungen.
Du benötigst dafür kein technisches Vorwissen. Wer mit der Maus umgehen kann, kann das Tool bedienen.
Wie mein Flow aufgebaut ist
Der Aufbau ist mehr als einfach. Ich habe zwei Flows erstellt. Einen für den Themenkomplex »WordPress & WooCommerce« und einen für »Alles rund um KI«. Aus den vorherigen sieben bis acht täglichen E-Mails sind damit genau zwei geworden.
Jeder Flow folgt dem gleichen Muster:
- Zeittrigger: Jeden Morgen um 08:00 Uhr wird der Flow automatisch gestartet.
- Gemini-Schritt: Gemini bekommt eine Anweisung und macht sich an die Arbeit. Es sucht nach aktuellen Meldungen aus den letzten 24 Stunden, filtert die Ergebnisse und bereitet sie auf. Hier kannst du die üblichen Prompting-Techniken verwenden, um die Art der Quellen zu benennen und Gemini zu sagen, wie er den Text sortieren und formatieren soll.
- E-Mail-Versand: Das Ergebnis wird mir via Gmail zugeschickt.
Den Zeitraum habe ich auf 24 Stunden gesetzt, da ich jeden Tag eine E-Mail bekomme. Möchtest du nur einmal die Woche eine E-Mail bekommen, dann erhöhst du entsprechend die Zeit. Du kannst anstatt Versand per E-Mail auch eine Chat-Nachricht wählen, oder speichern in Google Docs. Je nachdem, was du bevorzugst.
Bevor du den Flow dann endgültig startest, kannst du auch vorher testen. Das empfiehlt sich vor allem, wenn eine Nachricht oder Meldung an mehrere Empfänger verschickt wird. Falls du Inspirationen suchst, dann findest du unter »Discovery« knapp zwei Dutzend vorgefertigte Flows.
Der Gemini-Prompt macht den Unterschied
Wie bei allen KI-gestützten Lösungen gilt auch hier: Die Qualität der Ergebnisse hängt maßgeblich von der Frage ab. Oder in diesem Fall: vom Prompt. Ein Auszug aus meiner Anweisung an Gemini:
Handle als spezialisierter KI-News-Kurator. Deine Aufgabe ist es, ein präzises Update über die Entwicklungen der letzten 24 Stunden zu liefern. […]
Dazu kommen weitere Anweisungen: keine Dopplungen, die Meldungen nach »News« und »Anleitungen« sortieren, und zu jeder Meldung einen Link zur Originalquelle einfügen. Das Ergebnis kommt als saubere Liste daher: Titel, kurzer Teaser und der Link zur Quelle. Kein unnötiger Fließtext, direkt auf den Punkt.
Was sich konkret verbessert hat
Die Unterschiede im Alltag sind deutlich. Statt mehrerer teils redundanter Mails bekomme ich morgens genau zwei übersichtliche Zusammenfassungen. Einmal alles rund um das Thema KI und AI und dann alles rund um WordPress & WooCommerce. Die sind sortiert, kuratiert und enthalten nur Meldungen, die tatsächlich aktuell und relevant sind. Ich schaue morgens kurz rein, sehe sofort, ob etwas dabei ist, das mich betrifft oder interessiert, und bin durch.
Wer kann das nutzen und wo es noch hakt?
Im kostenlosen Google-Account ist Workspace Studio allerdings nicht verfügbar. Es ist (AFAIK) in allen Business- und Enterprise-Plänen von Google Workspace enthalten. Das heißt: Business Starter, Business Standard, Business Plus und Enterprise. Je nach Plan gibt es unterschiedliche Limits bei der Anzahl der monatlichen Flow-Ausführungen.
Workspace Studio ist auf Google-Dienste beschränkt. Es soll zwar Anbindungen an Drittanbieter geben, aber zumindest bei mir scheint das nicht möglich zu sein.
Außerdem ist Workspace Studio noch vergleichsweise jung. Es wurde erst Ende 2025 in der jetzigen Form ausgerollt und manche Funktionen sind noch in der Entwicklung. Google hat in der Vergangenheit nicht gerade selten Produkte gestartet und dann wieder eingestampft, obwohl sie in der Community beliebt waren. Stichwort Stadia, Google+ oder Google Reader. Wobei ich hier vorsichtig optimistisch bin, da das Thema KI und vor allem Automatisierung in Verbindung mit der KI nach wie vor gehypt werden, sowohl von den Anbietern als auch von Firmen, die es nutzen, da sie sich Effizienzgewinne versprechen.
Fazit
Ich teste die beiden Flows seit mehreren Wochen und für mich hat sich der Umstieg gelohnt. Der Aufwand für die Einrichtung war überschaubar. Einmal den Flow aufsetzen, Prompt feinjustieren, fertig. Seitdem läuft das Ganze zuverlässig im Hintergrund und ich bekomme morgens meinen kompakten Überblick und habe dadurch ein kleines Problem weniger.
Nutzt ihr noch Google Alerts oder habt ihr euch schon mit Workspace Studio beschäftigt?
