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Umgang mit dem Medium E-Mail

E-Mail Also ich weiß es nicht. Jedes Mal wenn ich denke schlimmer kann es nicht werden, kommt eine/r des Weges und topt den Vorgänger. Worum geht es? Um die eine oder andere E-Mail-Anfrage, die ich so bekomme. Da spielen sich Sachen ab, die glaubt man erst wenn man sie selbst gesehen hat. Daher habe ich mir gedacht, ich schreibe ein paar grundsätzliche Sachen zum Thema "Kommunikation via E-Mail", damit ich beim nächsten mal, wenn mal wieder so eine geile E-Mail kommt, darauf verweisen kann.

1. Höflichkeit

Nur weil man über E-Mail kommuniziert heißt es noch lange nicht das man die Umgangsformen, die man auch im normalen Briefverkehr oder Gespräch an den Tag legt, ablegen soll. Wenn man mit jemandem spricht, dann begrüßt man ihn zuerst, dann kommt man zum Thema und anschließend verabschiedet man sich. Ob man in der E-Mail jemanden Siezt oder Duzt ist von vielen Faktoren abhängig: kennt man den Empfänger, gehört der Empfänger einer Berufsgruppe wo man sich gerne Duzt oder gehört er einer Gruppe die auf das Siezen besteht etc.

2. Bitte alles ausfüllen

Es gibt drei Hauptbreiche eines E-Mail-Programmes beim erstellen einer Mail: Adressfeld, Betreff und das Textfeld. Die sollte man auch bitte alle ausfüllen. Bei Adressfeld sind wir uns alle einig, wenn dort nichts eingetragen ist, kann die E-Mail auch nicht versendet werden. Auch bei dem Sinn des Textfeldes sind wir uns einig, wenn dort nichts steht, dann macht die E-Mail irgendwie kein Sinn, aber beim Betreff denken viele "ah, ist unnötig". Mitnichten, der Betreff ist sehr wichtig und dort sollte knapp und präzise stehen worum es in der eigentlichen Mail geht.

3. Rechtschreibung

Die Rechtschreibung ist ein Thema für sich, gewiss ich selbst bin weit davon entfernt die Wörter perfekt oder sehr gut in die Nähe meiner Rechtschreibfähigkeiten zu legen, aber ich bemühe mich und ich setze Satzzeichen und Großbuchstaben ein und das meistens richtig :-). Aber ein generelles auslassen jeglicher Satzzeichen und vieler Leerzeichen in einer E-Mail hilft nicht weiter. Wirklich nicht.

4. Die Sache mit den Anhängen

Wenn man Anhänge versendet sollte man einige Sachen beachten. Zum einen wäre die Frage des Dateiformates. Sehr oft werden Dateien im Powerpoint-Format verschickt obwohl es sich um einfache Textdateien handelt. Dabei sollte man im Kopf haben, daß nicht jeder Powerpoint bzw. "Microsoft Office professional" besitzt. Es ist auch wirklich nicht notwendig einen 2-3 Sätze langen Text in einer externen Datei (Anhang) auszulagern und vor allem nicht im Powerpoint-Format. Will man einen längeren Text als Anhang einfügen, dann kann man dies auch als eine Textdatei (.txt) oder zu Not als eine RTF-Datei (.rtf) einfügen. Das letztere Dateiformat beherschen so ziemlich alle Textverarbeitungsprogramme.

Der zweite Aspekt bezieht sich auf die Größe des Dateianhanges. Nicht selten wird ohne Vorwarnung eine E-Mail mit 10+ mb großen Anhang versendet ohne vorher bei dem Empfänger nachzufragen oder diesen vorzuwarenen. Es ist gut möglich das der Empfänger nur einen analogen Internetanschluss hat und/oder der Provider die Größe des Dateianhanges beschränkt hat.

5. Die Signatur

Eine Signatur ist viel wichtiger als manch einer denkt. Dort kann man z. B. die Kontaktdaten eintragen und ist somit leichter zu erreichen. Allerdings gibt es auch bei Signatur "Regeln" die man beherzigen sollte. Zum einen sollte die Signatur nicht mehr als 4 Zeilen mit je 78 Zeichen haben. Die Grenze von 78-80 Zeichen ist wichtig, da einige Mail-Programme nach 78-80 Zeichen die Zeile umbrechen.

Auch beim Aufbau der Signatur sollte man folgenden Aufbau beherzigen: zwei Bindestriche (fälschlich als Minuszeichen betitelt), dann ein Leerzeichen und dann ein Zeilenumbruch gefolgt von der eigentlichen Signatur. Hier ein Beispiel:

--
Name und Vorname
Adresse
Kontaktdaten 1
Kontaktdaten 2

Die Einleitung durch die zwei Bindestriche und das Leerzeichen symbolisieren einem ordentlichen E-Mail-Programm das es sich hierbei um eine Signatur handelt und diese wird dann in der Antwort-Mail ausgeschnitten.

Sollte man jetzt auch eine 5. oder 6. Zeile einfügen ist zumindest ausserhalb von Newsgroups bzw. Mailinglisten nicht das Problem, allerdings sollte man wirklich nicht übertreiben und die Signatur auf das notwendigste beschränken. Es gibt geeignetere Orte um seine Lebensgeschichte niederzuschreiben.

6. Folgendes bitte vermeiden

GANZE NACHRICHT IN GROSSBUCHSTABEN ZU SCHREIBEN IST WEDER COOL NOCH GERNE GESEHEN NOCH SONDERLICH LESERLICH ausserdem symbolisiert die Großschrift lautes reden oder SCHREIEN.

Bitte keine Empfangsbestätigungen verschicken, die bestätigen nämlich …. garnix und sind so nützlich wie ein Pickel am Popo. Nein, ist garnicht wahr: wie zwei davon :-).

Bitte, bitte keine HTML-Mails. Warum? Jetzt wirklich alle Gründe aufzuzählen würde den Rahmen des Beitrages sprengen. Aber erstens gibt es einige Mail-Programme die HTML-Mails nicht richtig darstellen können, einige Leute (wie z. B. ich) schalten von HTML-Ansicht auf Text-Ansicht um und HTML-Mails sind problematisch in Fragen der Sicherheit: HTML-Mail können schadhaften Code (Viren & Co.) enthalten und Phishing-Mails sind leichter zu erkennen wenn man die Text-Ansicht nutzt.

Bitte keine Rundmails und Kettenbriefe, die Erklärung erübrigt sich. Ich habe die Kettenbriefe schon in Papierform nicht gemocht und im Web sind sie manchmal eine wahre Plage.

7. Weiterführende Links

21 Reaktion(en)

  1. Ingo Siemon

    Guten Tach 🙂

    Vielen Dank für diese schöne Zusammenfassung!
    Ich bekomme auch immer fast einen Anfall bei diesen Deppen-E-Mails.

    Nun werde ich jedem, der mir eine solche Blödmannsgehilfen-E-Mail sendet,
    auf diesen Text hier per Link verweisen in der Hoffung
    da vielleicht ein bisschen erzieherisch tätig gewesen
    zu sein können 🙂

    Druckt die Daumen, dass wir diese Unsitten ausmerzen können.

    Gruß aus Münster
    Ingo Siemon

  2. Boris

    Recht so. Sehr fein.

    Füge noch hinzu:

    8. Eine Mail an mehrere Personen (z.B. »Rundmail«) adressiert man an sich selbst und setzt alle (in Worten: ALLE) Empfänger in das BCC-Feld. Ausnahme: Eine Mail, die vielleicht an zwei, maximal drei Adressaten gehen soll, die sich gegenseitig kennen.

    9. Ein »Re:« (direkte Antwort) mache ich nur, und wirklich nur, in dem Fall, in dem ich direkt auf eine Mail Bezug nehmen und antworten will. Ich mache so etwas nicht, wenn ich bloß jemandem eine Mail schreiben will, aber zu faul bin, eine neue Mail zu erzeugen und den Adressaten aus dem Adressbuch einzufügen (oder gar von Hand zu einzutippen, Gott bewahre!). (JA, solche Kasper gibt es tatsächlich!)

    Und richtig: Auf solche Netiquette verweist man die Leute im gegebenen Fall, erklärt es ihnen im Zweifelsfall auch einmal freundlich. Anschließend agiert man bei Missbrauch aber bitte rigoros und schließt diese Leute aus der eigenen Mailkommunikation aus. Sonst lernen sie es nämlich erfahrungsgemäß nicht.
    😐

  3. Pingback: Text & Blog

  4. der_simon

    Ebenfalls ein großes Dankeschön von meiner Seite.
    Das Problem am ganzen: Der Kunde ist mein König, d.h. da *muss* man leider erst mal ein oder zwei Augen zudrücken, obwohl man ja mit dem zweiten besser sieht…

    Am liebsten würde ich alle HTML-E-Mails ausfiltern und alle Anhänge in proprietären Dateiformaten löschen.

    Aber: Geht nicht. Leider.

    Der Simon

  5. Pingback: Ganz schön kühn

  6. Perun

    @der_simon,

    zum Glück sind die wenigsten Kundenmails, diejenigen über die ich mir meinen Kopf zerbreche. Ich habe 4 Mail-Accounts und die oben beschriebenen Fälle sind eher Mails von privater Natur.

  7. Robert

    Danke Vlad für die klaren und verständlichen Punkte.
    Es sollte so selbstverständlich sein und doch glauben manche im Internet auf die "Kleine Schule der Höflichkeit" einfach verzichten zu können.
    Ich werde sicherlich auch hierher verweisen…

  8. Pingback: roxomatic

  9. Gabi

    Ein klasse Beitrag. Nach diesen Regeln habe ich das Mailen schon vor 10 Jahren im Fido-Netz gelernt.

    Eine verbreitete Unsitte sind übrigens auch "Briefpapiere", die man für einige Mailprogramme benutzen kann – in der Cyber-Damenwelt sind sie sehr beliebt.

    Auch in den Echos (Foren)des FidoNets gelten solche Regeln. In Internet-Foren kann ich mich immer wieder über aussagefreie Betreffs ärgern, wie z.B. "Hiiillfeeeee!!!" oder "Prob mit desi"

    Viele Grüße,
    Gabi

  10. Pingback: Finger.Zeig.net » Richtig mailen

  11. Mathias

    …und da war dann noch die Geschichte, wie man beim Thunderbird eine Signatur eigentlich einrichtet. Das ist nämlich so bescheuert, dass man vom Glauben an OpenSource abfallen könnte.

    1. – Schreibe die Signatur in eine hundsgemeine .txt Datei. (Aber ohne die beiden Bindestriche! Thunderbird setzt das später selber ein.) Nenne sie am besten X%qZk-asx.txt, damit Du sie später auch besonders leicht wiederfinden kannst. Nur Feiglinge nennen sie "sig.txt"!

    2. – Speichere sie da ab, wo sie dir nicht im Weg ist, sondern auf Dauer bleiben kann. (Beispielsweise im Programmordner von Thunderbird)

    3. – Gehe bei Thunderbird in die Rubrik Extras -> Konten, wähle das Konto aus, zu dem die Signatur gehören soll.

    4. – Mache ein Häkchen an "Datei als Signatur anhängen" und suche das verdammte Textfile, dass Du eben noch geschrieben hast.

    5. – Gehe Kopfschüttelnd in die Küche, mache dir einen Kaffee und frage Dich, wieso das so kompliziert sein muß…

    😎

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  17. Hans

    Vielen Dank für den Beitrag.

    Durch die vielen Kundenmails die wir täglich erhalten, habe ich schon alle Email-Stil Varianten kennengelernt. Man ertappt sich auch dabei, daß man verschiedene Unarten annimmt. Oft stelle ich fest, daß ich automatisch in dem Stil zurückschreibe, den der Kunde anwendet.

    Ab heute gibt es bei uns nur noch perfekte Mails ❗

    Gruß Hans

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