Zum Thema Selbstmanagement habe ich schon einiges gelesen, ausprobiert und auch geschrieben. Ich bin zwar dadurch kein Fachmann zu diesem Thema geworden, aber einiges habe ich gelernt. Vieles hört sich einfach und trivial an, aber manchmal sind die effektivsten Sachen die, die auch am einfachsten sind.
Egal wie ausgeklĂŒgelt das Management-System auch ist, es steht und fĂ€llt mit deiner Disziplin. Auch ein 750 Euro teurer PDA hilft nicht, wenn man die Termine unregelmĂ€Ăig eintrĂ€gt und/oder unregelmĂ€Ăig abruft. Auch ein wunderschönes Moleskine hilft nicht, wenn man es zu Hause liegen lĂ€sst :roll:. Und das am meisten ausgeklĂŒgelte Ablagesystem versagt, wenn man die alten und erledigten Sachen nicht ausmistet. Bei den letzten beiden FĂ€llen rede ich aus eigener Erfahrung :mrgreen:.
Auch mit der Software ist es so eine Sache fĂŒr sich. Es gibt jede Menge guter Software fĂŒr diesen Bereich, aber zumindest in meinem Fall macht es wenig Sinn sich eine extra Software dafĂŒr zu zulegen. Warum? Zuerst muss man sich in diese Software einarbeiten und dann muss man auch immer daran denken die Software zu starten und die anfallenden Termine und Aufgaben einzupflegen und zu verwalten. Klar, am Anfang nimmt man es sich vor, daĂ System durch zuziehen. Aber nach ein paar Tagen oder nach ein paar Terminen und Aufgaben die man vergessen hat einzutragen ist das System hin.
Nein, das ist imho der falsche Weg. Warum nicht ein Programm welches man tagtĂ€glich intensiv nutzt dafĂŒr einspannen? Und welche Programme nutzen sehr viele Internet-Nutzer? Einen Browser und ein E-Mail-Programm. Manchmal sind diese zwei Anwendungen in einem Paket vereint (z. B.Opera und Mozilla welchen ich noch einsetze) was die Sache, zumindest fĂŒr mich, noch einfacher macht.
Der Browser
Als erste Möglichkeit die Informationsflut zu verarbeiten wĂ€re da die Lesezeichenverwaltung zu nennen. Ich habe einfach frĂŒher die Lesezeichen fleissig gesammelt und sie in die entsprechenden Ordner abgelegt. Irgendwann hat man so um die 450+ Lesezeichen und den Ăberblick zu behalten ist nicht einfach. Auch die Vergabe von SchlĂŒsselwörtern fĂŒr die Lesezeichen lindert das Problem nur. Zwei Sachen habe ich mir aber mit der Zeit angeeignet um dieses Problem in den Griff zu bekommen.
Zum einen lege ich, wenn es sinnvoll ist, die Lesezeichen nicht einzeln ab sondern als Tabgruppen. Klar, Tabs setze ich wĂ€hrend der StreifzĂŒge durch das Web schon seit ĂŒber drei Jahren ein, aber erst seit wenigen Monaten intensiv und gezielt fĂŒr die Lesezeichenverwaltung. Das macht aber natĂŒrlich nur Sinn, wenn die einzelnen Tabs bzw. Seiten im Zusammenhang stehen.
Die zweite Sache ist, das ich einen Lesezeichenordner mit dem Namen “Abarbeiten” erstellt habe und dieser ziert nun die Browserleiste und ist somit immer im Blickfeld. Hier kommen Lesezeichen die fĂŒr meine anstehende Arbeit oder fĂŒr dieses Weblog interessant sein könnten, aber ich momentan keine Zeit oder Lust habe sie mir nĂ€her anzuschauen. WĂŒrde ich sie in die “normalen” Ordner ablegen, wĂŒrde das passieren was man auch als “aus den Augen, aus dem Sinn” nennt. Nein, diese Lesezeichen bleiben in dem Ordner “Abarbeiten” bis ich sie entweder verwertet habe. Erst dann kommen die in die entsprechenden Ordner, oder auch nicht, wenn sie z. B. nicht zur Lösung des Problems beigetragen haben.
Mit diesem Lesezeichen-Ordner schaffe ich andersherum auch eine zusĂ€tzliche GedĂ€chtnisstĂŒtze. Nicht nur das ich gezielt Lesezeichen zu einem Thema sammle, die Lesezeichen erinnern mich auch das es ein Thema gibt mit welchem ich mich noch beschĂ€ftigen wollte :-).
E-Mail-Programm
Auch mit einem E-Mail-Programm kann man seine Termine und Aufgaben gut organisieren und das muss nicht immer Outlook sein. Ich persönlich nutze immer noch Mozilla und habe eigentlich nicht vor zu wechseln.
Als erstes sollte man schauen, daĂ man den E-Mail-Account ordentlich organisiert: Ordner erstellen und Filter zuweisen. Wie das geht steht in den Hilfe-Dateien der jeweiligen Programme. Auch wenn das am Anfang Zeit kostet, es lohnt sich auf jeden Fall. Die empfangenen Mails landen automatisch in den entsprechenden Ordner. So weit so gut, sollte eigentlich jedem einigermaĂen erfahrenen Mail-Nutzer bekannt sein.
Der Vorteil der Ordner ist nicht nur ein visuell-hierarchischer (imho ein Vorteil gegenĂŒber dem Tagging) und organisatorischer, er öffnet auch eine zusĂ€tzliche Möglichkeit. Wenn in den nĂ€chsten Tagen ein konkrete Aktion ansteht (z.B. einen Kunden anrufen), dann gehe ich in den entsprechenden Ordner (falls vorhanden) und markiere eine der E-Mails als aktiv bzw. als nicht-gelesen.
Somit zeigt mir Mozilla-Mail bei jedem Start “Ey Alda! In die Ordner ‘krasse-dinger’ ist eine ungelesene Nachrischt. Guckst du da …” … OK, nicht ganz đ es wird nur angezeigt, daĂ in diesem Ordner eine ungelesene Nachricht gibt. Und das reicht fĂŒr mich um zu wissen worum es geht.
Mit E-Mails kann man auch prima Notizen sammeln und To-Do-Listen erstellen. Einfach E-Mails an sich selbst senden. DafĂŒr reichen sogar E-Mails im Textformat. Mit einem entsprechenden Ordner (z.B. Notizen) und dem dazugehörigen Filter (z.B. [notiz] im Betreff) bekommt man die E-Mails fein sĂ€uberlich in den enstsprechenden Ordner sortiert.
Stimmt, manchmal reicht schon ganz wenig.
Ich benutze Thunderbird mit dem Mozilla Calendar Plugin als E-Mail-Client und hauptsĂ€chlich Firefox als Browser. Mit diesen beiden Programmen werden schon mal eine Vielzahl an Funktionen zur VerfĂŒgung gestellt, die das Selbstmanagement erheblich vereinfachen. Und natĂŒrlich ist alles kostenlos.
FĂŒr die ganz wichtigen Dinge, die in KĂŒrze anstehen, verwende ich allerdings nach wie vor die klassischen gelben PostIt’s. Diese klebe ich dann an den Spiegel ĂŒber ‘m Waschbecken, so dass ich sie spĂ€testens beim Rasieren am nĂ€chsten Morgen sehen muss.
Ich sortiere die Aufgaben und Termine immern danach, wo sie stattfinden werden. Termine, wie Frisör, Treffen, Besprechungen kommen bei mir in den Kalender des Handys. Der ist zwar recht funktionslos aber erfĂŒllt seinen Zweck.
Sachen, die ich am Rechner machen muss, landen bei mir in einem Desktop-PostIt (KNotes).
Dann gibts noch das klassische Notizbuch (Moleskin fĂŒr Arme) und die klassischen PostIts.
Die E-Mails an mich selber sind aber meist das, was ich am hĂ€ufigsten einsetze. Da meine Inbox immer sehr ordentlich aufgerĂ€umt ist, liegen dort immer nur Sachen, die ich noch erledigen muss. Darunter auch _meine_ E-Mails đ
Ich habe frĂŒher auch immer OE bzw. dann TB benutzt. Aber seit ich einen GMail Account habe, wird TB nur noch als Mailbackup benutzt.
Warum? Ganz einfach, ich bin restlos vom Konzept der Labels/tags ĂŒberzeugt. Eben keine Hierarchien mehr :lol:, sondern einfaches finden.
Termine kommen bei mir ins Handy, nur verlieren darf ich es niemals đŻ
Das Problem mit dem Ausmisten erledigter Sachen kenne ich ĂŒbrigens auch sehr gut
Du hast Recht, die Programme und jeweiligen Werkzeuge erfordern Disziplin mĂŒssen zum Leben passen. Darum haben wir auf irgendwann gemerkt, dass das Praktischste fĂŒr ein Papierkalender ist, der im Flur hĂ€ngt đ
Wir haben den Lotus Organizer, ich hatte mal einen “Avigo” – ich hatte mal ein Handy mit Terminplaner das wurde alles nach kurzer Zeit nicht mehr genutzt und Termin vergessen – weil zu umstĂ€ndlich.
Auf der Arbeit habe ich Outlook fĂŒr Termin- und Aufgabenplanung und das ist auch ganz praktisch fĂŒr meine Belange. Als Angestellte in nichtleitender Funktion greifen bie mir private und geschĂ€ftliche Termine so gut wie nie ineinander und daher ist die FĂŒhrung des hĂ€uslichen Papierplaners und des elektronischen Firmenplaners parallel kein Problem fĂŒr mich.
Ein wichtiger Faktor in unseren Selbsmanagement ist auch, bestimmte wiederkehrende Dinge auf feste Termine zu legen. Das von Dir angesprochene Akten- und Papierausmisten erfolgt bei uns einmal im FrĂŒhjahr und einmal im Herbst. Incl. Entsorgung alter PC-Zeitschriften ;)Alles, was man sich auf diese Weise verinnerlicht, braucht man nicht aufschreiben und vergiĂt es auch nicht.
“Selbstmangement” ist ein Begriff, der sich interessant und wichtig anhört. FĂŒr Millionen Hausfrauen und MĂŒtter ist er seit ewigen selbstverstĂ€ndlich, ohne das sie ihn kennen. đ
Viele GrĂŒĂe,
Gabi
Gleiches PhĂ€nomen lĂ€sst sich auch beim Thema “KreativitĂ€t” erkennen, bedenkt man nur wie viele Hausfrauen tagtĂ€glich ein abwechslungsreiches Essen auf den Tisch zaubern. Das ist meiner Meinung nach ein Einfallsreichtum, von dem mancher Diplom-Designer nur trĂ€umen kann.
Aber zurĂŒck zum Thema Selbstmanagement: Mir geht es ja so, dass mich ein Eintrag im Kalender, eine kurze Notiz (ganz egal ob analog oder digital) in einer Sache motiviert. Habe ich keine Planung fĂŒr etwas, so passiert es schonmal schnell, dass ich es auf den nĂ€chsten Tag verschiebe und an etwas anderem arbeite. Darum erfordern die Programme und Werkzeuge nicht nur Disziplin, sie fördern sie auch.
Ohje, hier wird mal wieder die tapfer kÀmpfende Hausfrau hervorgeholt ;-). Ich bin bei einer typischen Hausfrau, meiner Oma, aufgewachsen. Und ich ich weià das auch bei einer Hausfrau die Selbstorganisation nicht vom Himmel fÀllt und das die selbe auch nicht in den Genen liegt, sie wird mit den Jahren gelernt. Wie oft wurde da schon etwas vergessen und verbummelt, kann mich noch erinnern wie heute. Und das lag nicht an meiner Oma, bei meinen Kumpels sah es nicht besser aus :-).
Und auch ein/e profi Hausfrau/mann kommt nicht ohne Notizen (Einkaufszettel, eigenes Kochheft etc.) aus.
Aus meiner Zeit im sozialen Bereich kann ich mich noch noch gut an manche Begebenheiten erinnern, wo die Selbstorganisation und die MultitaskingfÀhigkeit von manch einer Frau ihre Grenze gefunden hat.
Aber du hast schon Recht jemand der sich heute fĂŒr die Familie & Haushalt als Beruf entscheidet, egal ob Frau oder Mann, der sollte gute Nerven, viel “Geduld & Spucke” und hohes MaĂ an Disziplin & Selbstorganisation haben. Sonst wird es schwierig.
Nix da, Perun, hier bei uns zuhause habe ich die Gummistiefel an (=verdiene das Familieneinkommen, mein Mann ist zuhaus) đ
Die Selbstoganisation fĂ€llt nicht vom Himmel, da hast Du recht. Sie wird von Generation zu Generation weitergegeben, nicht nur in den Haushalten von Mutter zu Tochter, sondern auch in den traditionellen Berufen, z.B. Handwerkern, von Vater zu Sohn. Und da ist sie selbstverstĂ€ndlich, es funktioniert einfach. FĂŒr mich stellt sich da eher die Frage, warum sie funktioniert.
Eine Hausfrau macht sich ihren Notizzettel, klar, aber ĂŒber das”wie” und “warum” macht sie sich keine Gedanken. Irgendwann befindet sie, dass ein karierter DIN 6-Block und ein Senfglas mit allerlei bunten Kugelschreibern neben der Kaffeemaschine ideal als Daten- und Ideensammler sind, ohne sich darĂŒber weitere Gedanken zu machen. Das ergibt sich einfach so – die Antwort ist wohl die gewachsene Struktur, die sich zu frĂŒheren Zeiten nur allmĂ€hlich und menschenvertrĂ€glich geĂ€ndert hat.
Ebenfalls hast Du recht, dass auch bei Frauen der Multitasking-FĂ€higkeit Grenzen gesetzt sind. Auch das habe ich selber im Leben oft genug zu spĂŒren bekommen – besonders, seit ich fĂŒr das Familieneinkommen – in einem abhĂ€ngigen ArbeitsverhĂ€ltnis – zustĂ€ndig bin. Wenn ich so darĂŒber nachdenke, glaube ich, dass der Faktor Angst (z.B. vor Arbeitslosigkeit oder Gesichtsverlust vor den Vorgesetzten) eine nicht unerhebliche Rolle dafĂŒr spielt, dass bestimmte Dinge nicht mehr “aus dem Bauch heraus” funktionieren und man sie formalisieren muĂ.
Es ist ein PhĂ€nomen der heutigen Zeit, die allgemeine Auflösung der familiĂ€ren Bande und der dörflich/nachbarschaftlichen Strukturen. Es ist das Tribut, das die FlexibilitĂ€t und die schnellebige Zeit von uns fordert. Unsere Nachkommen mĂŒssen das Rad immer wieder neu erfinden, weil ihnen fĂŒr ihr Leben die Vorgaben und eine gewisse KontinuitĂ€t fehlen.
Viele GrĂŒĂe,
Gabi
Im laufe der Jahre habe ich auch verschiedene BĂŒcher und Seminare zum Thema Selbstmanagment gelesen und besucht. Leider immer mit dem gleichen Erfolg. Man geht nach dem Lehrgang voll motiviert Tagen an die Arbeit, aber schneller als einem lieb ist gerĂ€t man in den alten Trott.
Meine Erkenntnisse aus dem ganzen: Selbstmanagment ist eine Charaktersache und hat viel mit Disziplin zu tun. Wer nicht die FĂ€higkeit hat Arbeiten konsequent zu sichten, zu ordnen und nach PrioritĂ€ten abzuarbeiten, wird immer ein biĂchen im Chaos leben. Insofern sind alle Hilfmittel nur nĂŒtzlich, wenn man diese auch tĂ€glich anwendet.
Ich hatte mal einen Kollegen der mit seinem Teminplaner konsequent gearbeitet hat. Ich hatte dafĂŒr nur Bewunderung ĂŒbrig, denn er vergaĂ wirklich nie einen Termin und hatte alle fĂŒr ihn wichtigen Informationen immer up to date.
Ich bevorzuge lieber die gesunde Mischung – wichtige Sachen wenn möglich nicht aufschieben und unbedingt gleich erledigen. Weniger wichtige ruhig erledigen, wenns grad reinpaĂt und sich damit ein wenig persönliche Freiheit erhalten. đ
Ich benutze auch Thunderbird und Firefox, allerdings sind meine Bookmarks mittlerweile das einzige Chaos. Der Versuch, die Bookmarks zumindest teilweise nach del.icio.us auszulagern, ist daran gescheitert, dass ich da nicht suche :-).
Ich hatte auch mal das Kalender-Plugin fĂŒr Thunderbird, allerdings habe ich mir, nachdem ich meine eigene PrĂ€sentation zu halten vergessen hatte :oops:, weil ich den Kalender einfach nicht aufgemacht habe (da ich es von Outlook noch so gewohnt war, dass ich automatisch benachrichtigt werde), wieder einen guten alten Wochenkalender aus Papier gekauft, der liegt nun immer aufgeschlagen dort, wo ich gerade arbeite.
Ansonsten habe ich mir gerade auf deinen alten Tipp in Notebook installiert und bin ganz begeistert. Da kommt sicher auch in den nĂ€chsten Tagen ein Artikel drĂŒber :-).
Ich war und bin seit Jahren in einem Konzern fĂŒr die SeminarablĂ€ufe tĂ€tig.
Selbst-bezw. Zeitmanagement ist ein unbedingtes muss dazu. Nachdem ich ĂŒber Laptop, elektronischen Organizer, Texas-Instrument, Pocket etc alles ausprobiert habe, bin ich mitlerweile seit 5 Jahren wieder bei meinem guten alten A5 Timer. Immer dabei – nichts zum starten oder hochfahren, handlich, schnell gĂŒnstig.
Ich sehe oft meine verkrampften Kollegen, wenn diese sich mit den modernsten GerÀten bei Sitzungen oder Seminaren herumÀrgern.
Hans,
genau diese Erfahrung habe ich auch gemacht. Seit meinem Berufsstart nutze ich einen Papier-Kalender, nach vielen Tests nun ein System mit 2 Seiten pro Tag: eine Seite mit Stundeneinteilung und eine Blankoseite, fĂŒr Notizen. Meinen Palm habe ich voriges Jahr vor Wut weggeworfen, obwohl ich ihn sogar noch gut hĂ€tte verkaufen können. Meine Kollegen haben sich ĂŒbrigens ein Beispiel genommen und nutzen nun auch Papier und Bleistift.
Werte Damen und Herren,
ich bin ja so froh, zu diesem Weblog geschwemmt worden zu sein. Ich bin also nicht allein mit Problemen rund um’s Selbstmanagemnet! (Gut, hĂ€tte mir klar sein können.) <- Da seht ihr’s: nicht mal das Wort kriege ich richtig geschrieben. Egal. Meine Suche nach dem optimalen System (hmm, da liegt wohl schon eine Problemursache) geht jetzt bestimmt schon ins vierte Jahr: mit dem Palm war mal alles toll, weg mit dem Papierkalender. Und dann kann ich das noch mit dem PC synchen! Ein Sync mit Handykalender wurde nie umgesetzt. Auch Palms stĂŒrzen ab – mit ihren Daten. Auf Arbeit dann mal Lotus Notes, mal GroupWise. Hilft nix, wenn man nicht regelmĂ€Ăig nachschaut. Also doch ein Notizblock. Doch dito! Ahrgh, es fehlt die Disziplin. Nee komm, back to basics – ich kauf mir wieder einen Papiertimer. Aber wenn ich doch schon meistens an einem PC sitze und einen PDA oder Handy rumtrage, wozu dann noch das TimerbĂŒchlein? Es ist ein sehr, sehr unschöner Kreislauf. “Failing to plan is planning to fail”, heiĂt es so hart wie treffend. Nun, mit harter Arbeit und Erfahrung kann man das Ganze (wie oben erwĂ€hnt) wohl doch noch in den Griff bekommen…
GrĂŒĂe, Reinhart
Hi all,
ich will nochmal einen Tipp zum Thema “Mails an sich selbst” loswerden:
Ich habe auf meiner Website eine (nicht verlinkte) Seite bzw. einen Unterordner angelegt, in dem ein Mini-Formular drin ist (nur Subject und Body), da hacke ich dann ganz schnell aus jedem Browser z.B. ToDos oder URLs rein, mit Klick auf “Submit” schicke ich mir dann selbst den Inhalt als Mail.
Super-schnell und super-praktisch. Passendes Script: http://www.scriptarchive.com/ oder http://www.easymailer.de/
Have Fun!