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Meine Selbstmanagement-Erfahrungen

Zum Thema Selbstmanagement habe ich schon einiges gelesen, ausprobiert und auch geschrieben. Ich bin zwar dadurch kein Fachmann zu diesem Thema geworden, aber einiges habe ich gelernt. Vieles hört sich einfach und trivial an, aber manchmal sind die effektivsten Sachen die, die auch am einfachsten sind.

Egal wie ausgeklügelt das Management-System auch ist, es steht und fällt mit deiner Disziplin. Auch ein 750 Euro teurer PDA hilft nicht, wenn man die Termine unregelmäßig einträgt und/oder unregelmäßig abruft. Auch ein wunderschönes Moleskine hilft nicht, wenn man es zu Hause liegen lässt :roll:. Und das am meisten ausgeklügelte Ablagesystem versagt, wenn man die alten und erledigten Sachen nicht ausmistet. Bei den letzten beiden Fällen rede ich aus eigener Erfahrung :mrgreen:.

Auch mit der Software ist es so eine Sache für sich. Es gibt jede Menge guter Software für diesen Bereich, aber zumindest in meinem Fall macht es wenig Sinn sich eine extra Software dafür zu zulegen. Warum? Zuerst muss man sich in diese Software einarbeiten und dann muss man auch immer daran denken die Software zu starten und die anfallenden Termine und Aufgaben einzupflegen und zu verwalten. Klar, am Anfang nimmt man es sich vor, daß System durch zuziehen. Aber nach ein paar Tagen oder nach ein paar Terminen und Aufgaben die man vergessen hat einzutragen ist das System hin.

Nein, das ist imho der falsche Weg. Warum nicht ein Programm welches man tagtäglich intensiv nutzt dafür einspannen? Und welche Programme nutzen sehr viele Internet-Nutzer? Einen Browser und ein E-Mail-Programm. Manchmal sind diese zwei Anwendungen in einem Paket vereint (z. B.Opera und Mozilla welchen ich noch einsetze) was die Sache, zumindest für mich, noch einfacher macht.

Der Browser

Als erste Möglichkeit die Informationsflut zu verarbeiten wäre da die Lesezeichenverwaltung zu nennen. Ich habe einfach früher die Lesezeichen fleissig gesammelt und sie in die entsprechenden Ordner abgelegt. Irgendwann hat man so um die 450+ Lesezeichen und den Überblick zu behalten ist nicht einfach. Auch die Vergabe von Schlüsselwörtern für die Lesezeichen lindert das Problem nur. Zwei Sachen habe ich mir aber mit der Zeit angeeignet um dieses Problem in den Griff zu bekommen.

Zum einen lege ich, wenn es sinnvoll ist, die Lesezeichen nicht einzeln ab sondern als Tabgruppen. Klar, Tabs setze ich während der Streifzüge durch das Web schon seit über drei Jahren ein, aber erst seit wenigen Monaten intensiv und gezielt für die Lesezeichenverwaltung. Das macht aber natürlich nur Sinn, wenn die einzelnen Tabs bzw. Seiten im Zusammenhang stehen.

Die zweite Sache ist, das ich einen Lesezeichenordner mit dem Namen "Abarbeiten" erstellt habe und dieser ziert nun die Browserleiste und ist somit immer im Blickfeld. Hier kommen Lesezeichen die für meine anstehende Arbeit oder für dieses Weblog interessant sein könnten, aber ich momentan keine Zeit oder Lust habe sie mir näher anzuschauen. Würde ich sie in die "normalen" Ordner ablegen, würde das passieren was man auch als "aus den Augen, aus dem Sinn" nennt. Nein, diese Lesezeichen bleiben in dem Ordner "Abarbeiten" bis ich sie entweder verwertet habe. Erst dann kommen die in die entsprechenden Ordner, oder auch nicht, wenn sie z. B. nicht zur Lösung des Problems beigetragen haben.

Mit diesem Lesezeichen-Ordner schaffe ich andersherum auch eine zusätzliche Gedächtnisstütze. Nicht nur das ich gezielt Lesezeichen zu einem Thema sammle, die Lesezeichen erinnern mich auch das es ein Thema gibt mit welchem ich mich noch beschäftigen wollte :-).

E-Mail-Programm

Auch mit einem E-Mail-Programm kann man seine Termine und Aufgaben gut organisieren und das muss nicht immer Outlook sein. Ich persönlich nutze immer noch Mozilla und habe eigentlich nicht vor zu wechseln.

Als erstes sollte man schauen, daß man den E-Mail-Account ordentlich organisiert: Ordner erstellen und Filter zuweisen. Wie das geht steht in den Hilfe-Dateien der jeweiligen Programme. Auch wenn das am Anfang Zeit kostet, es lohnt sich auf jeden Fall. Die empfangenen Mails landen automatisch in den entsprechenden Ordner. So weit so gut, sollte eigentlich jedem einigermaßen erfahrenen Mail-Nutzer bekannt sein.

Der Vorteil der Ordner ist nicht nur ein visuell-hierarchischer (imho ein Vorteil gegenüber dem Tagging) und organisatorischer, er öffnet auch eine zusätzliche Möglichkeit. Wenn in den nächsten Tagen ein konkrete Aktion ansteht (z.B. einen Kunden anrufen), dann gehe ich in den entsprechenden Ordner (falls vorhanden) und markiere eine der E-Mails als aktiv bzw. als nicht-gelesen.

Somit zeigt mir Mozilla-Mail bei jedem Start "Ey Alda! In die Ordner 'krasse-dinger' ist eine ungelesene Nachrischt. Guckst du da …" … OK, nicht ganz 😛 es wird nur angezeigt, daß in diesem Ordner eine ungelesene Nachricht gibt. Und das reicht für mich um zu wissen worum es geht.

Mit E-Mails kann man auch prima Notizen sammeln und To-Do-Listen erstellen. Einfach E-Mails an sich selbst senden. Dafür reichen sogar E-Mails im Textformat. Mit einem entsprechenden Ordner (z.B. Notizen) und dem dazugehörigen Filter (z.B. [notiz] im Betreff) bekommt man die E-Mails fein säuberlich in den enstsprechenden Ordner sortiert.

13 Reaktion(en)

  1. Martin Assmann

    Stimmt, manchmal reicht schon ganz wenig.

    Ich benutze Thunderbird mit dem Mozilla Calendar Plugin als E-Mail-Client und hauptsächlich Firefox als Browser. Mit diesen beiden Programmen werden schon mal eine Vielzahl an Funktionen zur Verfügung gestellt, die das Selbstmanagement erheblich vereinfachen. Und natürlich ist alles kostenlos.

    Für die ganz wichtigen Dinge, die in Kürze anstehen, verwende ich allerdings nach wie vor die klassischen gelben PostIt’s. Diese klebe ich dann an den Spiegel über 'm Waschbecken, so dass ich sie spätestens beim Rasieren am nächsten Morgen sehen muss.

  2. Ivo

    Ich sortiere die Aufgaben und Termine immern danach, wo sie stattfinden werden. Termine, wie Frisör, Treffen, Besprechungen kommen bei mir in den Kalender des Handys. Der ist zwar recht funktionslos aber erfüllt seinen Zweck.

    Sachen, die ich am Rechner machen muss, landen bei mir in einem Desktop-PostIt (KNotes).

    Dann gibts noch das klassische Notizbuch (Moleskin für Arme) und die klassischen PostIts.

    Die E-Mails an mich selber sind aber meist das, was ich am häufigsten einsetze. Da meine Inbox immer sehr ordentlich aufgeräumt ist, liegen dort immer nur Sachen, die ich noch erledigen muss. Darunter auch _meine_ E-Mails 🙂

  3. Nils

    Ich habe früher auch immer OE bzw. dann TB benutzt. Aber seit ich einen GMail Account habe, wird TB nur noch als Mailbackup benutzt.

    Warum? Ganz einfach, ich bin restlos vom Konzept der Labels/tags überzeugt. Eben keine Hierarchien mehr :lol:, sondern einfaches finden.

    Termine kommen bei mir ins Handy, nur verlieren darf ich es niemals 😯

    Das Problem mit dem Ausmisten erledigter Sachen kenne ich übrigens auch sehr gut :mrgreen:

  4. Gabi

    Du hast Recht, die Programme und jeweiligen Werkzeuge erfordern Disziplin müssen zum Leben passen. Darum haben wir auf irgendwann gemerkt, dass das Praktischste für ein Papierkalender ist, der im Flur hängt 😉

    Wir haben den Lotus Organizer, ich hatte mal einen "Avigo" – ich hatte mal ein Handy mit Terminplaner das wurde alles nach kurzer Zeit nicht mehr genutzt und Termin vergessen – weil zu umständlich.

    Auf der Arbeit habe ich Outlook für Termin- und Aufgabenplanung und das ist auch ganz praktisch für meine Belange. Als Angestellte in nichtleitender Funktion greifen bie mir private und geschäftliche Termine so gut wie nie ineinander und daher ist die Führung des häuslichen Papierplaners und des elektronischen Firmenplaners parallel kein Problem für mich.

    Ein wichtiger Faktor in unseren Selbsmanagement ist auch, bestimmte wiederkehrende Dinge auf feste Termine zu legen. Das von Dir angesprochene Akten- und Papierausmisten erfolgt bei uns einmal im Frühjahr und einmal im Herbst. Incl. Entsorgung alter PC-Zeitschriften ;)Alles, was man sich auf diese Weise verinnerlicht, braucht man nicht aufschreiben und vergißt es auch nicht.

    "Selbstmangement" ist ein Begriff, der sich interessant und wichtig anhört. Für Millionen Hausfrauen und Mütter ist er seit ewigen selbstverständlich, ohne das sie ihn kennen. 😉

    Viele Grüße,
    Gabi

  5. Martin Assmann

    "Selbstmangement" ist ein Begriff, der sich interessant und wichtig anhört. Für Millionen Hausfrauen und Mütter ist er seit ewigen selbstverständlich, ohne das sie ihn kennen.

    Gleiches Phänomen lässt sich auch beim Thema "Kreativität" erkennen, bedenkt man nur wie viele Hausfrauen tagtäglich ein abwechslungsreiches Essen auf den Tisch zaubern. Das ist meiner Meinung nach ein Einfallsreichtum, von dem mancher Diplom-Designer nur träumen kann.

    Aber zurück zum Thema Selbstmanagement: Mir geht es ja so, dass mich ein Eintrag im Kalender, eine kurze Notiz (ganz egal ob analog oder digital) in einer Sache motiviert. Habe ich keine Planung für etwas, so passiert es schonmal schnell, dass ich es auf den nächsten Tag verschiebe und an etwas anderem arbeite. Darum erfordern die Programme und Werkzeuge nicht nur Disziplin, sie fördern sie auch.

  6. Perun

    "Selbstmangement" ist ein Begriff, der sich interessant und wichtig anhört. Für Millionen Hausfrauen und Mütter ist er seit ewigen selbstverständlich, ohne das sie ihn kennen. 😉

    Ohje, hier wird mal wieder die tapfer kämpfende Hausfrau hervorgeholt ;-). Ich bin bei einer typischen Hausfrau, meiner Oma, aufgewachsen. Und ich ich weiß das auch bei einer Hausfrau die Selbstorganisation nicht vom Himmel fällt und das die selbe auch nicht in den Genen liegt, sie wird mit den Jahren gelernt. Wie oft wurde da schon etwas vergessen und verbummelt, kann mich noch erinnern wie heute. Und das lag nicht an meiner Oma, bei meinen Kumpels sah es nicht besser aus :-).

    Und auch ein/e profi Hausfrau/mann kommt nicht ohne Notizen (Einkaufszettel, eigenes Kochheft etc.) aus.

    Aus meiner Zeit im sozialen Bereich kann ich mich noch noch gut an manche Begebenheiten erinnern, wo die Selbstorganisation und die Multitaskingfähigkeit von manch einer Frau ihre Grenze gefunden hat.

    Aber du hast schon Recht jemand der sich heute für die Familie & Haushalt als Beruf entscheidet, egal ob Frau oder Mann, der sollte gute Nerven, viel "Geduld & Spucke" und hohes Maß an Disziplin & Selbstorganisation haben. Sonst wird es schwierig.

  7. Gabi

    Ohje, hier wird mal wieder die tapfer kämpfende Hausfrau hervorgeholt 😉 . Ich bin bei einer typischen Hausfrau, meiner Oma, aufgewachsen. Und ich ich weiß das auch bei einer Hausfrau die Selbstorganisation nicht vom Himmel fällt

    Nix da, Perun, hier bei uns zuhause habe ich die Gummistiefel an (=verdiene das Familieneinkommen, mein Mann ist zuhaus) 😉

    Die Selbstoganisation fällt nicht vom Himmel, da hast Du recht. Sie wird von Generation zu Generation weitergegeben, nicht nur in den Haushalten von Mutter zu Tochter, sondern auch in den traditionellen Berufen, z.B. Handwerkern, von Vater zu Sohn. Und da ist sie selbstverständlich, es funktioniert einfach. Für mich stellt sich da eher die Frage, warum sie funktioniert.
    Eine Hausfrau macht sich ihren Notizzettel, klar, aber über das"wie" und "warum" macht sie sich keine Gedanken. Irgendwann befindet sie, dass ein karierter DIN 6-Block und ein Senfglas mit allerlei bunten Kugelschreibern neben der Kaffeemaschine ideal als Daten- und Ideensammler sind, ohne sich darüber weitere Gedanken zu machen. Das ergibt sich einfach so – die Antwort ist wohl die gewachsene Struktur, die sich zu früheren Zeiten nur allmählich und menschenverträglich geändert hat.

    Ebenfalls hast Du recht, dass auch bei Frauen der Multitasking-Fähigkeit Grenzen gesetzt sind. Auch das habe ich selber im Leben oft genug zu spüren bekommen – besonders, seit ich für das Familieneinkommen – in einem abhängigen Arbeitsverhältnis – zuständig bin. Wenn ich so darüber nachdenke, glaube ich, dass der Faktor Angst (z.B. vor Arbeitslosigkeit oder Gesichtsverlust vor den Vorgesetzten) eine nicht unerhebliche Rolle dafür spielt, dass bestimmte Dinge nicht mehr "aus dem Bauch heraus" funktionieren und man sie formalisieren muß.

    Es ist ein Phänomen der heutigen Zeit, die allgemeine Auflösung der familiären Bande und der dörflich/nachbarschaftlichen Strukturen. Es ist das Tribut, das die Flexibilität und die schnellebige Zeit von uns fordert. Unsere Nachkommen müssen das Rad immer wieder neu erfinden, weil ihnen für ihr Leben die Vorgaben und eine gewisse Kontinuität fehlen.

    Viele Grüße,
    Gabi

  8. Hans

    Im laufe der Jahre habe ich auch verschiedene Bücher und Seminare zum Thema Selbstmanagment gelesen und besucht. Leider immer mit dem gleichen Erfolg. Man geht nach dem Lehrgang voll motiviert Tagen an die Arbeit, aber schneller als einem lieb ist gerät man in den alten Trott.

    Meine Erkenntnisse aus dem ganzen: Selbstmanagment ist eine Charaktersache und hat viel mit Disziplin zu tun. Wer nicht die Fähigkeit hat Arbeiten konsequent zu sichten, zu ordnen und nach Prioritäten abzuarbeiten, wird immer ein bißchen im Chaos leben. Insofern sind alle Hilfmittel nur nützlich, wenn man diese auch täglich anwendet.

    Ich hatte mal einen Kollegen der mit seinem Teminplaner konsequent gearbeitet hat. Ich hatte dafür nur Bewunderung übrig, denn er vergaß wirklich nie einen Termin und hatte alle für ihn wichtigen Informationen immer up to date.

    Ich bevorzuge lieber die gesunde Mischung – wichtige Sachen wenn möglich nicht aufschieben und unbedingt gleich erledigen. Weniger wichtige ruhig erledigen, wenns grad reinpaßt und sich damit ein wenig persönliche Freiheit erhalten. 😉

  9. Christine

    Ich benutze auch Thunderbird und Firefox, allerdings sind meine Bookmarks mittlerweile das einzige Chaos. Der Versuch, die Bookmarks zumindest teilweise nach del.icio.us auszulagern, ist daran gescheitert, dass ich da nicht suche :-).

    Ich hatte auch mal das Kalender-Plugin für Thunderbird, allerdings habe ich mir, nachdem ich meine eigene Präsentation zu halten vergessen hatte :oops:, weil ich den Kalender einfach nicht aufgemacht habe (da ich es von Outlook noch so gewohnt war, dass ich automatisch benachrichtigt werde), wieder einen guten alten Wochenkalender aus Papier gekauft, der liegt nun immer aufgeschlagen dort, wo ich gerade arbeite.

    Ansonsten habe ich mir gerade auf deinen alten Tipp in Notebook installiert und bin ganz begeistert. Da kommt sicher auch in den nächsten Tagen ein Artikel drüber :-).

  10. Hans

    Ich war und bin seit Jahren in einem Konzern für die Seminarabläufe tätig.
    Selbst-bezw. Zeitmanagement ist ein unbedingtes muss dazu. Nachdem ich über Laptop, elektronischen Organizer, Texas-Instrument, Pocket etc alles ausprobiert habe, bin ich mitlerweile seit 5 Jahren wieder bei meinem guten alten A5 Timer. Immer dabei – nichts zum starten oder hochfahren, handlich, schnell günstig.

    Ich sehe oft meine verkrampften Kollegen, wenn diese sich mit den modernsten Geräten bei Sitzungen oder Seminaren herumärgern.

  11. Christoph

    Hans,

    genau diese Erfahrung habe ich auch gemacht. Seit meinem Berufsstart nutze ich einen Papier-Kalender, nach vielen Tests nun ein System mit 2 Seiten pro Tag: eine Seite mit Stundeneinteilung und eine Blankoseite, für Notizen. Meinen Palm habe ich voriges Jahr vor Wut weggeworfen, obwohl ich ihn sogar noch gut hätte verkaufen können. Meine Kollegen haben sich übrigens ein Beispiel genommen und nutzen nun auch Papier und Bleistift.

  12. Reinhart

    Werte Damen und Herren,

    ich bin ja so froh, zu diesem Weblog geschwemmt worden zu sein. Ich bin also nicht allein mit Problemen rund um’s Selbstmanagemnet! (Gut, hätte mir klar sein können.) <- Da seht ihr’s: nicht mal das Wort kriege ich richtig geschrieben. Egal. Meine Suche nach dem optimalen System (hmm, da liegt wohl schon eine Problemursache) geht jetzt bestimmt schon ins vierte Jahr: mit dem Palm war mal alles toll, weg mit dem Papierkalender. Und dann kann ich das noch mit dem PC synchen! Ein Sync mit Handykalender wurde nie umgesetzt. Auch Palms stürzen ab – mit ihren Daten. Auf Arbeit dann mal Lotus Notes, mal GroupWise. Hilft nix, wenn man nicht regelmäßig nachschaut. Also doch ein Notizblock. Doch dito! Ahrgh, es fehlt die Disziplin. Nee komm, back to basics – ich kauf mir wieder einen Papiertimer. Aber wenn ich doch schon meistens an einem PC sitze und einen PDA oder Handy rumtrage, wozu dann noch das Timerbüchlein? Es ist ein sehr, sehr unschöner Kreislauf. "Failing to plan is planning to fail", heißt es so hart wie treffend. Nun, mit harter Arbeit und Erfahrung kann man das Ganze (wie oben erwähnt) wohl doch noch in den Griff bekommen…

    Grüße, Reinhart

  13. Steve

    Hi all,

    ich will nochmal einen Tipp zum Thema "Mails an sich selbst" loswerden:
    Ich habe auf meiner Website eine (nicht verlinkte) Seite bzw. einen Unterordner angelegt, in dem ein Mini-Formular drin ist (nur Subject und Body), da hacke ich dann ganz schnell aus jedem Browser z.B. ToDos oder URLs rein, mit Klick auf "Submit" schicke ich mir dann selbst den Inhalt als Mail.

    Super-schnell und super-praktisch. Passendes Script: http://www.scriptarchive.com/ oder http://www.easymailer.de/

    Have Fun!

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